Yazılım şirketlerinin duyuracak gelişme bulmakta zorlandığı pek görülmez. Yeni özellikler, entegrasyonlar, yatırım turları, müşteri başarıları, yeni pazarlara açılma ve ürün iyileştirmeleri sürekli devam eder.
Bir şirket duyurusu birkaç gün boyunca ilgi görebilir; ancak gazeteciler, ilk haber yayımlandıktan çok sonra da şirket hakkında bilgiye ihtiyaç duyabilir.
Bazı PR fırsatları aylar öncesinden yaratılır. Bazıları ise bir gazetecinin bilgi talebi, pazardaki bir değişim, yeni bir düzenleme veya ortaya çıkan bir itibar sorunu nedeniyle beklenmedik şekilde gündeme gelir.
Basın kiti; gazeteciler, editörler ve diğer medya profesyonelleri için hazırlanmış, doğrulanmış bilgilerden ve indirilebilir materyallerden oluşan bir içerik paketidir.
Basın bültenlerinin medya fırsatlarını kaçırmasının beş temel nedeni vardır: Duyuru gerçek anlamda haber değeri taşımaz, hedef kitleye uygun değildir, içerdiği iddiaları doğrulamak zordur, haber merkezine ek iş çıkarır veya medyaya yanlış zamanda ulaşır.
Şirketler, neyi iletmek istediklerini, hangi kitlelere ulaşmaları gerektiğini ve hangi kanalları kullanacaklarını net biçimde tanımlayan yapılandırılmış bir kurumsal iletişim planı sayesinde dış iletişimlerini daha güçlü hale getirebilir.