Vier soorten zakelijke communicatie

Wist u dat werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer meer kans hebben om een verhoogde productiviteit te melden of dat slechte bedrijfscommunicatie meer dan $12 duizend per werknemer kost voor een typisch Amerikaans bedrijf per jaar? Deze kosten zullen zeker toenemen naarmate we ons een weg blijven banen in het internet- en kennistijdperk en degenen met de beste bedrijfscommunicatiepraktijken, zowel binnen (intern) als buiten (extern) hun organisaties, zullen de sleutel in handen hebben tot een productievere en blijvende toekomst. 

Wat is bedrijfscommunicatie?

Bedrijfscommunicatie is het proces van het delen van informatie binnen (Intern) of buiten (Extern) een bedrijf. Zowel interne als externe bedrijfscommunicatie is de sleutel tot het succes van een bedrijf. 

In het verleden werden communicatie-inspanningen vaak over het hoofd gezien door topmanagers en gekleineerd. Maar met het begin van het informatietijdperk en de ontwikkeling van de technologieën waarmee informatie wordt gedeeld, begon communicatie zijn verdiende plaats te verdienen. De toename van de hoeveelheid informatie, zowel binnen organisaties (door de toename van het aantal kanalen om te communiceren) als daarbuiten (grote gegevensverzamelingen via online kanalen en mogelijkheden om klanten te volgen), gaf macht aan diegenen die meestal wisten hoe ze ervan konden profiteren of er gebruik van konden maken.    

Als uw update media-aandacht vereist, formatteer deze dan als een persbericht met behulp van deze uitgebreide gids.

Waarom hebben we bedrijfscommunicatie nodig?

De hedendaagse bedrijfscommunicatie vereist een constante stroom van informatie op een zeer georganiseerde manier. Feedback van binnen en buiten de organisatie moet nauwkeurig worden verwerkt en gedeeld. Intern wordt dit belangrijker als de organisatie groot is en verschillende hiërarchische niveaus heeft, omdat directe feedback een grotere rol speelt bij het managen van mensen en de activiteiten. Extern ligt dit gevoeliger omdat er veel contactmomenten met klanten zijn en de intense concurrentie in het voordeel is van degenen die hun klantrelaties beter beheren en een hogere klanttevredenheid hebben.

Bron: https://www.grammarly.com/business/learn/communication-cost-infographic/

Wist u dat werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer meer kans hebben om een verhoogde productiviteit te melden of dat slechte bedrijfscommunicatie meer dan $12 duizend per werknemer per jaar kost voor een doorsnee Amerikaans bedrijf?  Deze kosten zullen zeker toenemen naarmate we ons een weg blijven banen in het internet- en kennistijdperk en degenen met de beste bedrijfscommunicatiepraktijken, zowel binnen (intern) als buiten (extern) hun organisaties, zullen de sleutel in handen hebben tot een productievere en blijvende toekomst.In het huidige kennis- en informatietijdperk zouden effectieve interne en externe bedrijfscommunicatieprocessen dus deel moeten uitmaken van de bedrijfscultuur om mee te kunnen blijven doen en een hogere productiviteit en groei te bereiken.

Wat zijn de verschillende soorten bedrijfscommunicatie?

Bedrijfscommunicatie kan in eerste instantie worden onderverdeeld in externe en interne communicatie. Hoewel de meeste mensen bekend zijn met externe communicatiemethoden zoals persberichten of berichten in de sociale media, zijn velen geneigd in de war te raken over interne communicatie. 

Echter, interne bedrijfscommunicatie is net zo belangrijk als, of soms zelfs veel belangrijker dan externe communicatie. Het kan de productiviteit en werktevredenheid van bedrijven verhogen door personeelsverloop en wrok bij werknemers te verminderen. Toch heeft 60% van de bedrijven geen langetermijnstrategie voor hun interne communicatie. Interne bedrijfscommunicatie kan verder worden gecategoriseerd als "interne neerwaartse", "interne opwaartse" en "interne laterale" communicatie.

Hence, bedrijfscommunicatie in het algemeen kan worden gecategoriseerd in vier klassen:

1. Interne neerwaartse communicatie

Interne neerwaartse communicatie is de eenrichtingsbedrijfscommunicatie van meerderen naar een of meer ondergeschikten.Deze communicatie moet professioneel, nauwkeurig en duidelijk zijn. 

Deze informatiestroom wordt in de kern gebruikt om werknemers op de hoogte te houden van volledige informatie. Het overbrengen van cruciale informatie, het geven van instructies, het delen van resultaten van marketingonderzoek, het motiveren van medewerkers en het aanmoedigen van discussies tussen mensen zijn de meest voorkomende gevallen van neerwaartse communicatie. 

Interne neerwaartse communicatie speelt een belangrijke rol in de bedrijfscultuur. Vooral als een bedrijf wil dat zijn werknemers de kernwaarden, regels en het beleid van het bedrijf omarmen en overnemen, moet het meer vertrouwen op interne neerwaartse communicatie. De organisatiedoelen van een bedrijf kunnen ook beter worden afgestemd op de kernwaarden van het bedrijf als de interne neerwaartse communicatie effectief werkt.

Een Gallup-enquête wijst erop dat 65% van de werknemers zich "niet betrokken" voelt op de werkplek. Interne communicatie naar beneden is een belangrijk onderdeel van het smeden van relaties met werknemers. Werknemers moeten altijd geïnformeerd worden over onzekerheden wanneer dat nodig is. Een van deze grote onzekerheden voor werknemers over de hele wereld was de toekomst van pandemisch werk. Volgens een McKinsey-rapport vertelde bijna de helft van de werknemers dat dit hen zorgen of angst bezorgde. Angst is bekend om werkprestaties te verminderen, werktevredenheid te verminderen en interpersoonlijke relaties met collega's negatief te beïnvloeden, naast andere kwalen. (Volgens hetzelfde rapport kan het productiviteitsverlies als gevolg van een slechte geestelijke gezondheid, waaronder angst, oplopen tot wel $1 biljoen per jaar voor de wereldeconomie)          

Tot slot zijn feedbackformulieren over prestaties een ander belangrijk onderdeel van de interne communicatie naar beneden. Een regelmatige prestatiecontrole kan werknemers waardering en beloningen in zowel monetaire als niet-monetaire termen voor hun betere prestaties. Dit zal op zijn beurt de loyaliteit en tevredenheid van werknemers vergroten. 

2. Interne communicatie naar boven

Communicatie werkt twee kanten op. Een ander belangrijk onderdeel van een solide bedrijfscultuur is interne communicatie naar boven. De werknemers op elk niveau moeten hun gedachten en suggesties kunnen delen en hun vragen op een effectieve en eenvoudige manier kunnen stellen. Interne bedrijfscommunicatie naar boven toe moet participatieve kenmerken hebben. 

Dit is ook nodig om een goed inzicht te krijgen in de activiteiten van het bedrijf. Vooral als de organisatie groot is, speelt het toenemende aantal afdelingen en hiërarchische niveaus een zeer belangrijke rol in de communicatie naar boven. Omdat interne communicatie naar boven meestal wordt gebruikt om tijdig feedback te geven, suggesties te doen, verzoeken te doen en problemen of zorgen te escaleren - waarbij meerderen worden geïnformeerd of benaderd.

Met een effectieve interne communicatie naar boven kan onmiddellijk feedback worden verkregen en kunnen misverstanden worden voorkomen. 

3. Interne zijwaartse communicatie

Interne zijwaartse communicatie is de meest gebruikte vorm van bedrijfscommunicatie die plaatsvindt tussen werknemers op de werkplek. Dit kan zowel binnen als tussen afdelingen zijn.

Alle correspondentie en informatie die binnen en tussen afdelingen wordt uitgewisseld, valt in de categorie interne zijwaartse communicatie. Communicatiekloven, vooral de interne laterale communicatiekloven, zijn gevaarlijk voor elke organisatie en kunnen leiden tot misverstanden en grote productiviteitsverliezen. En als het goed wordt gedaan, kan het de betrokkenheid en productiviteit in een organisatie verhogen. Het onderhouden van een vloeiende en effectieve interne laterale communicatie is veel belangrijker geworden na de Covid-19 pandemie. De tools om werknemers met elkaar in contact te brengen zijn in dezelfde periode ook in verscheidenheid toegenomen. 

E-mailcorrespondentie is niet langer genoeg en het bijhouden van deze nieuwe technologieën en tools voor interne communicatie kan de empowerment en connectiviteit van werknemers bevorderen. Instant messaging apps, webinars, samenwerkingsplatforms en online beheer- en analysetools zijn enkele van de tools die essentieel zijn voor bedrijven om te investeren in interne communicatie.

Desondanks al deze feiten heeft 60% van de bedrijven geen langetermijnstrategie voor hun interne communicatie. Hier volgen enkele trends die u moet volgen als u ervan overtuigd bent dat u er meer over moet nadenken.

Nieuwe trends op het gebied van interne communicatie waar elk succesvol bedrijf rekening mee moet houden

Mobiele bedrijfscommunicatie

Millennials vertegenwoordigen de helft van de wereldwijde beroepsbevolking en naar verwachting 75% van de beroepsbevolking in 2025. Deze generatie en ook gen Z-werknemers zijn tech-savvy en mobiel georiënteerd. Om deze werknemers aan te spreken moeten zowel de manieren en tools als de inhoud van bedrijfscommunicatie worden aangepast aan mobile-first voorkeuren.

In het verleden werd intranetcommunicatie meestal via het intranet gevoerd. Tegenwoordig gebruikt echter slechts 13% van de werknemers hun intranet dagelijks en is het intranet niet langer voldoende om de aandacht van werknemers te trekken.

Hence, om communicatie tussen werknemers te verbeteren en ervoor te zorgen dat de hele organisatie op één lijn toegang heeft tot belangrijke informatie, maken de meeste bedrijven gebruik van mobiele technologieën en apps.  

De mobiele wereld en mobiele apps ontwikkelen zich snel en de gebruikers beschikken over steeds meer verschillende  apparaten en apps om te helpen bij hun dagelijkse taken. Daarom moeten visionaire organisaties mobiele technologie omarmen voor hun interne communicatie. Het is ook belangrijk om mobiel te gaan, omdat ons leven steeds meer afgelegen wordt. 

Werk op afstand

Een typische werkdag van 9 tot 5 of 8 tot 6 werd minder vanzelfsprekend na de Covid-19 pandemie. De pandemie had een transformerende invloed op het bedrijfsleven en het dagelijks leven. De meeste mensen reizen en werken steeds vaker op afstand en ze willen nieuwe communicatieplatforms en apps waarmee ze hun werk overal en altijd kunnen doen.

Volgens een Expert Market-enquête, uitgevoerd onder 100 bedrijven in Noord-Amerika en Europa, blijkt dat in 74% van de bedrijven al het personeel momenteel op afstand werkt (tegenover 26% vóór de crisis) en dat 82% van de bedrijven verwacht dat het personeel na terugkeer op kantoor zal vragen om werken op afstand.

Uit een ander onderzoek van McKinsey blijkt dat werknemers flexibiliteit zullen blijven eisen. 64% geeft de voorkeur aan een hybride model in plaats van volledig op locatie (17%). Communicatie is hier de sleutel. Volgens onderzoeksresultaten hebben werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer meer kans om een hogere productiviteit te melden.

Source: https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/what-employees-are-saying-about-the-future-of-remote-work

Managers moeten dus een doordachte, open, voortdurende en tweerichtingsdialoog met werknemers voeren om de oplossing vanaf het begin vorm te geven. Met interne neerwaartse communicatie moeten werkgevers hun algemene richting, aspiratie en belangrijkste principes nu delen en met opwaartse communicatie om suggesties en feedback van werknemers vragen. 

4. Externe communicatie

Alle communicatie met externe partijen zoals klanten, overheidsfunctionarissen, prospects, gemeenschappen, belanghebbenden, verkopers of partners wordt externe bedrijfscommunicatie genoemd.

Van persberichten tot jaarverslagen, van inkooporders tot nieuwsbrieven, brochures, e-mails en tijdschriften, al het materiaal en de inhoud die met derden wordt gedeeld, valt onder deze categorie.   

Alle externe communicatie-inhoud moet worden afgestemd op dezelfde waarden en moet meestal dezelfde toon hebben. Consistentie van het extern gedeelde materiaal is erg belangrijk om een positieve impact te creëren op de publieke uitstraling en reputatie van het bedrijf. Alle externe bedrijven, klanten, partners, investeerders en de rest van je publiek zien je bedrijf en je merk via je externe communicatie.

Omdat communicatie met klanten ook onder deze categorie valt, vereist externe communicatie extra zorg en toewijding. Feedback van klanten en klantrelaties zijn essentieel voor de klanttevredenheid en daarmee voor het succes en de groei van het bedrijf. 

Wanneer externe communicatie slecht wordt uitgevoerd, kunnen uw klanten en belanghebbenden tegenstrijdige berichten krijgen die de reputatie van uw bedrijf kunnen schaden. Een verkeerd gegeven, een onzorgvuldige quote kan alle marketingcampagnes onderuit halen en een negatieve blijvende impact hebben op je merkimago.  

Een goede externe communicatie gericht op je publiek is gebaseerd op de principes van "Ken je klant". Als je je publiek kent, kun je de juiste externe berichtgeving instellen, evenals de juiste taal, toon, afbeeldingen en kanalen. Dit geldt vooral als het gaat om persberichten of de inhoud ter ondersteuning van je marketingstrategieën, zoals whitepapers, presentaties, berichten op sociale media, website-inhoud of blogartikelen.   

Een effectieve bedrijfscommunicatie vereist een zeer ervaren aanpak

Terwijl een effectieve en vloeiende  bedrijfscommunicatie uw bedrijf in elk opzicht ten goede kan komen, kan het overlaten van uw bedrijfscommunicatie aan onervaren handen riskante en onomkeerbare resultaten opleveren. Deze kunnen variëren van verlies van werknemers en productiviteit tot een ramp voor het merkimago. 

Daarom, vooral als je een jong bedrijf bent of een MKB-bedrijf met beperkte bronnen, kun je overwegen om een deel van je externe bedrijfscommunicatie uit te besteden en hulp te krijgen van een ervaren bureau. Covid-19 heeft de uitbreiding van SaaS-bedrijven versneld en er zijn veel geloofwaardige bedrijven waar je terecht kunt.