Dört Tür İş İletişimi

Daha detaylı bir iletişime dahil olduklarını hisseden çalışanların üretkenliklerinin arttığını bildirme olasılıklarının neredeyse beş kat daha fazla veya kötü iş iletişiminin 12 bin dolardan fazla ? İnternet ve bilgi çağında yolumuza devam ettikçe bu maliyet kesinlikle artacak ve kuruluşlarının hem içinde (dahili) hem de dışında (harici) en iyi iş iletişimi uygulamalarına sahip olanlar, daha üretken ve kalıcı bir geleceğin anahtarını elinde tutacak.

İş İletişimi Nedir?

İş iletişimi, bir şirket içinde (Dahili) veya dışında (Harici) bilgi paylaşım sürecidir. Hem Dahili hem de Harici İş İletişimi, bir şirketin başarısı için çok önemlidir. 

Geçmişte, iletişim çalışmaları üst düzey yöneticiler tarafından sıklıkla göz ardı edilir ve küçümsenirdi. Ancak, bilgi çağının başlaması ve bilgi paylaşım teknolojilerinin gelişmesiyle birlikte iletişim hak ettiği yeri almaya başladı. Hem kuruluşların içinde (iletişim kanallarının sayısının artması nedeniyle) hem de dışında (çevrimiçi kanallar ve müşteri takip yetenekleri aracılığıyla büyük veri birikimi) bilgi hacminin artması, çoğunlukla bundan nasıl yararlanacağını veya faydalanacağını bilenlere güç verdi.    

Güncellemenizin medya kapsamına girmesi gerekiyorsa, bu kapsamlı kılavuzu kullanarak bunu bir basın bülteni .

İş iletişimine neden ihtiyacımız var?

Günümüzün iş iletişimi şunları gerektirir: sürekli bilgi akışı Son derece düzenli bir şekilde. Kuruluş içinden ve dışından gelen geri bildirimler titizlikle işlenmeli ve paylaşılmalıdır. Kurum içinde, kuruluş büyükse ve çeşitli hiyerarşi seviyelerine sahipse, anında geri bildirim insan ve operasyon yönetiminde daha büyük bir rol oynadığından, bu daha da önemli hale gelir. Kurum dışında ise, müşterilerle çok sayıda temas noktası olması ve yoğun rekabetin daha iyi müşteri ilişkileri yönetimine sahip ve daha yüksek müşteri memnuniyeti sağlayanları tercih etmesi nedeniyle daha hassas bir konu haline gelir.

Kaynak: https://www.grammarly.com/business/learn/communication-cost-infographic/

Daha detaylı bir iletişime dahil olduklarını hisseden çalışanların üretkenliklerinin arttığını bildirme olasılıklarının neredeyse beş kat daha fazla veya kötü iş iletişiminin 12 bin dolardan fazla ? İnternet ve bilgi çağında yolumuza devam ettikçe bu maliyet kesinlikle artacak ve kuruluşlarının hem içinde (dahili) hem de dışında (harici) en iyi iş iletişimi uygulamalarına sahip olanlar, daha üretken ve kalıcı bir geleceğin anahtarını elinde tutacak.

Dolayısıyla, günümüz bilgi ve enformasyon çağında, oyunda kalmak, daha yüksek verimlilik ve büyüme elde etmek için etkili iç ve dış iş iletişim süreçleri şirket kültürünün bir parçası olmalıdır.

İş İletişiminin Farklı Türleri Nelerdir?

İşletme İletişimi temel olarak dış iletişim ve iç iletişim olarak ayrılabilir. Çoğu kişi basın bültenleri veya sosyal medya paylaşımları gibi dış iletişim yöntemlerine aşina olsa da, çoğu kişi iç iletişim konusunda kafası karışabiliyor. 

Ancak, şirket içi iletişim, şirket dışı iletişim kadar, hatta bazen ondan çok daha önemlidir. Çalışan sirkülasyonunu ve kızgınlıklarını azaltarak iş verimliliğini ve iş memnuniyetini artırabilir. Buna rağmen, şirketlerin %60'ının şirket içi iletişimleri için uzun vadeli bir stratejisi yoktur. Şirket içi iletişim ayrıca "aşağı yönlü şirket içi", "yukarı yönlü şirket içi" ve "yatay şirket içi" iletişim olarak da sınıflandırılabilir.

Dolayısıyla genel olarak iş iletişimi dört sınıfa ayrılabilir:

1. Dahili aşağı doğru iletişim

İç aşağı doğru iletişim, üstlerden bir veya daha fazla asta doğru yapılan tek yönlü iş iletişimidir. Bu iletişimin profesyonel, kesin ve açık bir formatta olması gerekir. 

Bu bilgi akışı, özünde çalışanları eksiksiz bilgilerle güncel tutmak için kullanılır. Önemli bilgilerin aktarılması, talimat verilmesi, pazarlama araştırma sonuçlarının paylaşılması, çalışanların motive edilmesi ve çalışanlar arasında tartışmaların teşvik edilmesi, aşağı yönlü iletişimin en yaygın örnekleridir. 

Şirket içi aşağı yönlü iletişim, şirket kültüründe önemli bir rol oynar. Özellikle bir şirket, çalışanlarının temel şirket değerlerini, düzenlemelerini ve politikalarını benimsemesini ve benimsemesini istiyorsa, iç aşağı yönlü iletişime daha fazla güvenmelidir. İç aşağı yönlü iletişim etkili bir şekilde işliyorsa, şirketin kurumsal hedefleri de temel şirket değerleriyle daha uyumlu hale gelebilir. Herhangi bir yeni birleşme veya satın alma, çalışanlara mümkün olan en kısa sürede ve en uygun zamanda bildirilmelidir.

Bir Gallup anketi , çalışanların %65'inin iş yerinde "ilgisiz" hissettiğini ortaya koyuyor. Şirket içi aşağı yönlü iletişim, çalışan ilişkilerini güçlendirmenin önemli bir parçasıdır. Çalışanlar, gerektiğinde belirsizlikler konusunda her zaman bilgilendirilmelidir. Dünya genelindeki çalışanlar için bu büyük belirsizliklerden biri de pandemi dönemindeki işlerin geleceğiydi. Bazı şirketler bu konuyu aydınlatmada ve çalışanlarını sürekli bilgilendirmede başarılı olurken, bazıları bunu başaramadı. Bir McKinsey raporuna , çalışanların neredeyse yarısı bunun kendilerinde endişe veya kaygıya neden olduğunu söyledi. Kaygının bilinmektedir . (Aynı rapora göre, kaygı da dahil olmak üzere kötü ruh sağlığı nedeniyle yaşanan üretkenlik kaybı, küresel ekonomi için yılda 1 trilyon dolara

Son olarak, performans geri bildirim formları, kurum içi iletişimin bir diğer önemli unsurudur. Düzenli bir performans kontrolü, çalışanlara daha iyi performansları için hem maddi hem de manevi olarak takdir ve ödüller sağlayabilir. Bu da çalışan sadakatini ve memnuniyetini artıracaktır. 

2. İçsel yukarı doğru iletişim

İletişim iki yönlüdür. Dolayısıyla, sağlam bir şirket kültürünün bir diğer önemli parçası da şirket içi yukarı yönlü iletişim olmalıdır. Her kademedeki çalışanın düşünce ve önerilerini paylaşabilmesi, sorularını kolay ve etkili bir şekilde sorabilmesi sağlanmalıdır. İç-üst iş iletişiminin katılımcı nitelikte olması gerekir. 

Bu, şirketin faaliyetlerini doğru bir şekilde anlamak için de gereklidir. Özellikle kuruluş büyük olduğunda, artan departman ve hiyerarşi seviyeleri, yukarı doğru iletişime çok önemli bir rol yükler. Çünkü çoğu zaman şirket içi yukarı doğru iletişim, zamanında geri bildirim, öneri, talep ve artan sorun veya endişeleri iletmek için kullanılır; bu da üstlerin bilgilendirildiği veya onlara başvurulduğu yerdir.

Etkili bir iç yukarı iletişimle anında geri bildirim alınabilir ve yanlış anlamalar önlenebilir. 

3. Dahili yanal iletişim

İç yatay iletişim, iş yerinde çalışanlar arasında en sık kullanılan iş iletişim türüdür. Bu iletişim, departmanlar arasında veya departmanlar içinde gerçekleşebilir.

Departmanlar arasında ve departmanlar arasında yapılan tüm yazışmalar ve bilgi paylaşımı, kurum içi yatay iletişim kategorisine girer. İletişim boşlukları, özellikle de kurum içi yatay iletişim boşlukları, her kurum için tehlikelidir ve yanlış anlamalara ve büyük üretkenlik kayıplarına yol açabilir. Doğru yapılırsa, kurumdaki bağlılık ve üretkenlik seviyelerini artırabilir. Covid-19 pandemisinden sonra akıcı ve etkili bir kurum içi yatay iletişimin sürdürülmesi çok daha önemli hale geldi. Aynı dönemde çalışanları birbirine bağlayan araçların çeşitliliği de arttı. 

E-posta yoluyla yazışmalar artık yeterli değil ve bu yeni teknoloji ve iç iletişim araçlarına ayak uydurmak, çalışanların güçlenmesini ve bağlantı kurmasını sağlayabilir. Anlık mesajlaşma uygulamaları, web seminerleri, iş birliği platformları ve çevrimiçi yönetim ve analiz araçları, şirketlerin iç iletişime yatırım yapması için olmazsa olmaz araçlardan bazılarıdır.

Tüm bu gerçeklere rağmen, şirketlerin %60'ının iç iletişimleri için uzun vadeli bir stratejisi yok. Eğer bu konuda daha fazla bilgi edinmeye ikna olduysanız, işte takip edebileceğiniz bazı trendler.

Her başarılı şirketin dikkate alması gereken yeni iç iletişim trendleri

Mobil iş iletişimleri

Y kuşağı temsil ediyor iş gücünün yarısı dünya çapında ve 2025 yılına kadar iş gücünün %75'ini temsil etmeleri öngörülüyor. Bu nesil ve Z kuşağı çalışanları, teknoloji meraklısı ve mobil odaklı. Dolayısıyla bu çalışanlarla etkileşime geçmek için hem iletişim araçları ve yöntemleri hem de iş iletişiminin içeriği mobil öncelikli tercihlere göre ayarlanmalıdır.

Geçmişte intranet iletişimi çoğunlukla intranet üzerinden gerçekleştiriliyordu. Ancak bugün, çalışanların yalnızca %13'ü intranetlerini günlük olarak kullanıyor ve intranet artık çalışanların dikkatini çekmek için yeterli değil.

çalışan iletişimini iyileştirmek ve tüm organizasyonun önemli bilgilere aynı anda erişebilmesini sağlamak için şirketlerin çoğu mobil teknolojilere ve uygulamalara yöneliyor.

Mobil dünya ve mobil uygulamalar hızla gelişiyor ve kullanıcılar günlük işlerinde yardımcı olmak için giderek daha fazla farklı cihaz ve uygulamaya sahip oluyor. Bu nedenle, vizyon sahibi kuruluşlar iç iletişimleri için mobil teknolojiyi benimsemeye başlamalıdır. Hayatlarımız daha uzaktan hale geldiğinden, mobil olmak da önemlidir. 

Uzaktan çalışma

Covid-19 pandemisinden sonra 9'dan 5'e veya 8'den 6'ya kadar süren tipik bir iş günü daha az belirgin hale geldi. Pandemi, iş dünyası ve günlük yaşam üzerinde dönüştürücü bir güce sahipti. Çoğu insan daha sık seyahat ediyor ve uzaktan çalışıyor ve işlerini her yerden ve her zaman yapabilmelerini sağlayacak yeni iletişim platformları ve uygulamaları görmek istiyorlar.

Expert Market araştırmasına göre , şirketlerin %74'ü şu anda tüm çalışanlarını uzaktan çalıştırıyor (Covid öncesi bu oran %26 idi) ve şirketlerin %82'si, çalışanlarının ofise döndükten sonra uzaktan çalışma talebinde bulunmasını bekliyor.

McKinsey tarafından yapılan bir başka araştırma, çalışanların esneklik talep etmeye devam edeceğini gösteriyor. Çalışanların %64'ü tamamen yerinde çalışmaktan ziyade hibrit bir modeli tercih ediyor (%17). İletişim burada kilit nokta. Araştırma sonuçlarına göre, daha detaylı bir iletişime dahil olduklarını hisseden çalışanların üretkenliklerinin arttığını bildirme olasılıkları neredeyse beş kat daha fazla .

Kaynak: https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/what-employees-are-saying-about-the-future-of-remote-work

Bu nedenle, yöneticiler, çözümü en başından itibaren şekillendirmek için çalışanlarla düşünceli, açık, sürekli ve iki yönlü bir diyalog yürütmelidir. İşverenler, iç iletişim yoluyla genel yönlerini, hedeflerini ve temel ilkelerini paylaşmalı ve yukarı doğru iletişim yoluyla çalışanlardan öneri ve geri bildirim istemelidir. 

4. Dış iletişim

Müşteriler, hükümet yetkilileri, potansiyel müşteriler, topluluklar, paydaşlar, satıcılar veya ortaklar dahil olmak üzere dış taraflarla yapılan her türlü iletişime dış iş iletişimi denir. Dış iletişimler iş ve pazarlama planlarının bir parçası olmalıdır.

Basın bültenlerinden yıllık raporlara, satın alma siparişlerinden bültenlere, broşürlere, e-postalara ve dergilere kadar üçüncü taraflarla paylaşılan tüm materyal ve içerikler bu kategoriye girer.   

Tüm dış iletişim içerikleri aynı değerleri yansıtacak şekilde düzenlenmeli ve çoğu zaman aynı tonda olmalıdır. Şirket dışında paylaşılan materyallerin tutarlılığı, şirketin kamuoyundaki imajı ve itibarı üzerinde olumlu bir etki yaratmak için çok önemlidir. Tüm dış işletmeler, müşteriler, iş ortakları, yatırımcılar ve hedef kitlenizin geri kalanı, işletmenizi ve markanızı dış iletişiminiz aracılığıyla algılar.

Müşterilerle iletişim de bu kategoriye girdiğinden, dış iletişim ekstra özen ve titizlik gerektirir. Müşteri geri bildirimleri ve müşteri ilişkileri, müşteri memnuniyeti ve dolayısıyla şirketin başarısı ve büyümesi için kilit öneme sahiptir. 

Dış iletişim kötü yönetildiğinde, müşterileriniz ve paydaşlarınız şirketinizin itibarını zedeleyebilecek çelişkili mesajlar alabilir. Yanlış bir veri veya dikkatsiz bir alıntı, tüm pazarlama kampanyalarını altüst edebilir ve marka imajınız üzerinde kalıcı olumsuz bir etki yaratabilir.   

Hedef kitlenize yönelik iyi bir dış iletişim şunlara dayanır: “Müşterinizi Tanıyın” İlkeler. Hedef kitlenizi tanımak, doğru dış mesajları, doğru dili, tonu, görselleri ve kanalı belirlemenizi sağlar. Bu, özellikle basın bültenleri veya pazarlama stratejilerinizi destekleyen içerikler (beyaz kağıtlar, sunumlar, sosyal medya gönderileri, web sitesi içerikleri veya blog yazıları) söz konusu olduğunda geçerlidir.   

Etkili bir iş iletişimi, oldukça deneyimli bir yaklaşım gerektirir

Etkili ve akıcı bir iş iletişimi şirketinize her açıdan fayda sağlayabilirken, iş iletişiminizi deneyimsiz ellere bırakmak riskli ve geri dönüşü olmayan sonuçlar doğurabilir. Bunlar, çalışan ve verimlilik kayıplarından marka imajı felaketlerine kadar uzanabilir. 

Dolayısıyla, özellikle genç bir şirket veya sınırlı kaynaklara sahip bir KOBİ iseniz, dış iş iletişiminizin bir kısmını dış kaynak kullanarak yürütmeyi ve deneyimli bir ajanstan yardım almayı düşünebilirsiniz. Covid-19, SaaS şirketlerinin büyümesini hızlandırdı ve başvurabileceğiniz birçok güvenilir şirket var.