Vier soorten zakelijke communicatie

Wist u dat werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer vaker een hogere productiviteit rapporteren , of dat slechte zakelijke communicatie meer dan $ 12.000 per werknemer per jaar kost? Deze kosten zullen ongetwijfeld toenemen naarmate we ons verder bewegen in het internet- en kennistijdperk. Degenen met de beste zakelijke communicatiepraktijken, zowel binnen (intern) als buiten (extern) hun organisatie, hebben de sleutel in handen tot een productievere en duurzamere toekomst.

Wat is zakelijke communicatie?

Zakelijke communicatie is het proces van het delen van informatie binnen (intern) of buiten (extern) een bedrijf. Zowel interne als externe zakelijke communicatie is essentieel voor het succes van een bedrijf. 

In het verleden werden communicatie-inspanningen vaak over het hoofd gezien en gebagatelliseerd door topmanagers. Met de komst van het informatietijdperk en de ontwikkeling van technologieën waarmee informatie wordt gedeeld, begon communicatie echter haar verdiende plaats te verdienen. De toename van de hoeveelheid informatie, zowel binnen organisaties (door de toename van het aantal communicatiekanalen) als daarbuiten (big data-accumulatie via online kanalen en mogelijkheden voor klantvolging), gaf macht aan degenen die er het meest van wisten te profiteren of er gebruik van konden maken.    

Als uw update media-aandacht vereist, kunt u deze opmaken als een persbericht met behulp van deze uitgebreide handleiding .

Waarom hebben we zakelijke communicatie nodig?

De zakelijke communicatie van vandaag vereist constante stroom van informatie Op een zeer georganiseerde manier. Feedback van binnen en buiten de organisatie moet direct worden verwerkt en gedeeld. Intern wordt dit belangrijker als de organisatie groot is en verschillende hiërarchische niveaus kent, omdat directe feedback een grotere rol speelt in het aansturen van mensen en de bedrijfsvoering. Extern wordt het delicater, omdat er veel contactmomenten met klanten zijn en de intense concurrentie degenen met beter klantrelatiebeheer en een hogere klanttevredenheid bevoordeelt.

Bron: https://www.grammarly.com/business/learn/communication-cost-infographic/

Wist u dat werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer vaker een hogere productiviteit rapporteren , of dat slechte zakelijke communicatie meer dan $ 12.000 per werknemer per jaar kost? Deze kosten zullen ongetwijfeld toenemen naarmate we ons verder bewegen in het internet- en kennistijdperk. Degenen met de beste zakelijke communicatiepraktijken, zowel binnen (intern) als buiten (extern) hun organisatie, hebben de sleutel in handen tot een productievere en duurzamere toekomst.

Daarom moeten effectieve interne en externe bedrijfscommunicatieprocessen in het huidige kennis- en informatietijdperk deel uitmaken van de bedrijfscultuur om mee te kunnen blijven doen en een hogere productiviteit en groei te realiseren.

Wat zijn de verschillende soorten zakelijke communicatie?

Zakelijke communicatie kan primair worden onderverdeeld in externe en interne communicatie. Terwijl de meeste mensen bekend zijn met externe communicatiemethoden zoals persberichten of berichten op sociale media, raken velen in de war over interne communicatie. 

Interne bedrijfscommunicatie is echter minstens zo belangrijk, of soms zelfs veel belangrijker, dan externe communicatie. Het kan de productiviteit en de werktevredenheid verhogen door personeelsverloop en wrok te verminderen. Toch heeft 60% van de bedrijven geen langetermijnstrategie voor hun interne communicatie. Interne bedrijfscommunicatie kan verder worden gecategoriseerd als "interne neerwaartse", "interne opwaartse" en "interne laterale" communicatie.

Zakelijke communicatie kan over het algemeen worden onderverdeeld in vier klassen:

1. Interne neerwaartse communicatie

Interne, van boven naar beneden gerichte communicatie is de eenrichtingscommunicatie binnen een bedrijf, van superieuren naar één of meerdere ondergeschikten. Deze communicatie moet professioneel, nauwkeurig en duidelijk zijn. 

Deze informatiestroom wordt in de kern gebruikt om medewerkers op de hoogte te houden van alle informatie. Het overdragen van cruciale informatie, het geven van instructies, het delen van marktonderzoeksresultaten, het motiveren van personeel en het stimuleren van discussies tussen mensen zijn de meest voorkomende voorbeelden van neerwaartse communicatie. 

Interne, neerwaartse communicatie speelt een belangrijke rol in de bedrijfscultuur. Vooral als een bedrijf wil dat zijn medewerkers de kernwaarden, regelgeving en het beleid van het bedrijf omarmen en overnemen, zou het meer moeten vertrouwen op interne, neerwaartse communicatie. De organisatiedoelen van een bedrijf kunnen ook beter worden afgestemd op de kernwaarden van het bedrijf als de interne, neerwaartse communicatie effectief werkt. Elke nieuwe fusie of overname moet zo snel mogelijk en op het meest geschikte moment met de medewerkers worden gecommuniceerd.

een Gallup-enquête blijkt dat 65% van de werknemers zich "niet betrokken" voelt op de werkvloer. Interne, negatieve communicatie is een belangrijk onderdeel van het smeden van werknemersrelaties. Werknemers moeten altijd worden voorgelicht over onzekerheden wanneer dat nodig is. Een van deze grote onzekerheden voor werknemers wereldwijd was de toekomst van het werk tijdens de pandemie. Hoewel sommige bedrijven goed waren in het belichten van dit probleem en hun werknemers constant op de hoogte hielden, lukte dat andere niet. Volgens een rapport van McKinsey gaf bijna de helft van de werknemers aan dat dit hen zorgen of angst bezorgde. Angst staat bekend dat het de werkprestaties vermindert, de werktevredenheid vermindert en de interpersoonlijke relaties met collega's negatief beïnvloedt, naast andere kwalen. (Volgens hetzelfde rapport zou het productiviteitsverlies als gevolg van een slechte geestelijke gezondheid – inclusief angst – kunnen oplopen tot wel $ 1 biljoen per jaar voor de wereldeconomie.)

Tot slot zijn prestatiefeedbackformulieren een belangrijk onderdeel van de interne communicatie. Een regelmatige prestatiebeoordeling kan medewerkers waardering en beloningen opleveren, zowel in geld als in andere vormen, voor hun betere prestaties. Dit zal op zijn beurt de loyaliteit en tevredenheid van medewerkers vergroten. 

2. Interne opwaartse communicatie

Communicatie werkt twee kanten op. Een ander belangrijk onderdeel van een solide bedrijfscultuur is dus interne, opwaartse communicatie. Medewerkers op elk niveau moeten op een effectieve en gemakkelijke manier hun gedachten en suggesties kunnen delen en hun vragen kunnen stellen. Interne opwaartse bedrijfscommunicatie moet participatieve kenmerken hebben. 

Dit is ook noodzakelijk om de bedrijfsvoering goed te begrijpen. Vooral bij een grote organisatie speelt opwaartse communicatie, door het toenemende aantal afdelingen en hiërarchische niveaus, een zeer belangrijke rol. Interne opwaartse communicatie wordt namelijk meestal gebruikt om tijdig feedback, suggesties, verzoeken en escalatie van problemen of zorgen te geven - waarbij leidinggevenden worden geïnformeerd of aangesproken.

Met een effectieve interne opwaartse communicatie kan er direct feedback worden verkregen en kunnen misverstanden worden voorkomen. 

3. Interne laterale communicatie

Interne laterale communicatie is de meest gebruikte vorm van zakelijke communicatie die plaatsvindt tussen werknemers op de werkvloer. Het kan binnen of tussen afdelingen plaatsvinden.

Alle correspondentie en informatie-uitwisseling binnen en tussen afdelingen valt onder de categorie interne laterale communicatie. Communicatiekloven, met name die binnen de interne laterale communicatie, zijn gevaarlijk voor elke organisatie en kunnen leiden tot misverstanden en grote productiviteitsverliezen. En als het goed wordt aangepakt, kan het de betrokkenheid en productiviteit binnen een organisatie verhogen. Het handhaven van een vloeiende en effectieve interne laterale communicatie is na de COVID-19-pandemie veel belangrijker geworden. De tools om medewerkers met elkaar te verbinden, zijn in dezelfde periode ook in verscheidenheid toegenomen. 

E-mailcorrespondentie is niet langer voldoende en het bijhouden van deze nieuwe technologieën en tools voor interne communicatie kan de empowerment en connectiviteit van medewerkers bevorderen. Instant messaging-apps, webinars, samenwerkingsplatforms en online management- en analysetools zijn enkele van de essentiële tools voor bedrijven om te investeren in interne communicatie.

Ondanks al deze feiten heeft 60% van de bedrijven geen langetermijnstrategie voor hun interne communicatie. Hier zijn een paar trends die je kunt volgen als je ervan overtuigd bent om je er meer op te richten.

Nieuwe trends op het gebied van interne communicatie waar elk succesvol bedrijf rekening mee moet houden

Mobiele zakelijke communicatie

Millennials vertegenwoordigen de helft van de beroepsbevolking wereldwijd en naar verwachting zullen zij in 2025 75% van de beroepsbevolking vertegenwoordigen. Deze generatie, evenals de generatie Z-werknemers, zijn technisch onderlegd en mobielgericht. Om met deze werknemers in contact te komen, moeten de manieren en middelen, maar ook de inhoud van de zakelijke communicatie worden aangepast aan de voorkeuren van mobiel.

Vroeger verliep intranetcommunicatie grotendeels via het intranet. Tegenwoordig gebruikt echter slechts 13% van de medewerkers het intranet dagelijks en is het intranet niet langer voldoende om de aandacht van medewerkers te trekken.

Om de communicatie tussen werknemers en ervoor te zorgen dat de hele organisatie op één lijn zit met belangrijke informatie, stappen de meeste bedrijven over op mobiele technologieën en apps.

De mobiele wereld en mobiele apps ontwikkelen zich razendsnel en gebruikers hebben steeds meer verschillende apparaten en apps tot hun beschikking om hun dagelijkse taken uit te voeren. Visionaire organisaties zouden daarom mobiele technologie moeten omarmen voor hun interne communicatie. Mobiel werken is ook belangrijk nu ons leven steeds meer op afstand is gaan plaatsvinden. 

Werken op afstand

Een typische werkdag van 9 tot 5 of 8 tot 6 werd minder vanzelfsprekend na de Covid-19-pandemie. De pandemie had een transformerende invloed op het bedrijfsleven en het dagelijks leven. De meeste mensen reizen en werken vaker op afstand en ze willen nieuwe communicatieplatformen en apps zien waarmee ze hun werk overal en op elk moment kunnen doen.

Uit een onderzoek van Expert Market onder 100 bedrijven in Noord-Amerika en Europa blijkt dat 74% van de bedrijven hun personeel momenteel op afstand laat werken (ten opzichte van 26% vóór COVID) en dat 82% van de bedrijven verwacht dat hun personeel om thuiswerken zal vragen als ze weer op kantoor zijn.

Uit ander onderzoek van McKinsey blijkt dat werknemers flexibiliteit blijven eisen. 64% geeft de voorkeur aan een hybride model boven volledig on-site (17%). Communicatie is hierbij de sleutel. Volgens de onderzoeksresultaten rapporteren werknemers die zich betrokken voelen bij meer gedetailleerde communicatie bijna vijf keer meer kans op een hogere productiviteit .

Bron: https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/what-employees-are-saying-about-the-future-of-remote-work

Managers moeten daarom een ​​doordachte, open, continue en tweerichtingsdialoog met medewerkers voeren om vanaf het begin de oplossing vorm te geven. Werkgevers moeten bij interne, neerwaartse communicatie hun brede richting, ambities en kernprincipes nu al delen en medewerkers om suggesties en feedback vragen. 

4. Externe communicatie

Alle communicatie met externe partijen, waaronder klanten, overheidsfunctionarissen, potentiële klanten, gemeenschappen, belanghebbenden, leveranciers of partners, wordt externe bedrijfscommunicatie genoemd. Externe communicatie moet deel uitmaken van de bedrijfs- en marketingplannen.

Van persberichten tot jaarverslagen, van bestellingen tot nieuwsbrieven, brochures, e-mails en tijdschriften: al het materiaal en de content die met derden wordt gedeeld, valt onder deze categorie.   

Alle externe communicatiecontent moet dezelfde waarden uitstralen en moet in de meeste gevallen dezelfde toon hebben. Consistentie van de extern gedeelde materialen is erg belangrijk om een ​​positieve impact te hebben op de publieke uitstraling en reputatie van het bedrijf. Alle externe bedrijven, klanten, partners, investeerders en de rest van uw publiek ervaren uw bedrijf en uw merk via uw externe communicatie.

Omdat communicatie met klanten ook onder deze categorie valt, vereist externe communicatie extra zorg en toewijding. Klantfeedback en klantrelaties zijn essentieel voor klanttevredenheid en dus voor het succes en de groei van het bedrijf. 

Wanneer externe communicatie slecht wordt uitgevoerd, kunnen uw klanten en stakeholders tegenstrijdige berichten ontvangen die de reputatie van uw bedrijf kunnen schaden. Verkeerde gegevens en een onzorgvuldige offerte kunnen alle marketingcampagnes te gronde richten en een negatieve, blijvende impact hebben op uw merkimago.   

Een goede externe communicatie gericht op uw doelgroep is afhankelijk van: “Ken uw klant” Principes. Door uw doelgroep te kennen, kunt u de juiste externe boodschap bepalen, evenals de juiste taal, toon, afbeeldingen en het juiste kanaal. Dit geldt met name voor persberichten of de content die uw marketingstrategieën ondersteunt, zoals whitepapers, presentaties, berichten op sociale media, websitecontent of blogartikelen.   

Effectieve zakelijke communicatie vereist een zeer ervaren aanpak

Hoewel effectieve en vloeiende zakelijke communicatie uw bedrijf in alle opzichten ten goede kan komen, kan het overlaten van uw communicatie aan onervaren handen riskante en onomkeerbare gevolgen hebben. Deze kunnen variëren van personeels- en productiviteitsverlies tot een rampzalig merkimago. 

Vooral als u een startende onderneming of een mkb-bedrijf met beperkte middelen bent, kunt u overwegen om een ​​deel van uw externe bedrijfscommunicatie uit te besteden en de hulp in te schakelen van een ervaren bureau. Covid-19 heeft de groei van SaaS-bedrijven versneld en er zijn veel betrouwbare bedrijven waar u terechtkunt.