Etkinlik duyurusu nasıl yapılır?

Etkinlik pazarlaması kapsamında, bir etkinlik tanıtılması ve basına tanıtılması oldukça önemlidir. B2Press olarak etkinliği tanıtmak için basın bülteni nasıl yazılır sorusunun cevabını vereceğiz.

Kurumların hedef kitleleriyle iletişim kurdukları, mevcut ilişkilerini pekiştirdikleri en önemli adımlardan biri de gerçekleştirdikleri etkinliklerdir. Etkinlikler yoluyla yalnızca müşterilerle değil tüm paydaşlarıyla karşılıklı anlayış, iyi niyet ve hoşgörü esasına dayalı ilişkiler kuran kurumlar kitleler nezdinde önemli bir değere sahip olurlar. Deneyime dair etkileşimin gücünün en çok hissedildiği aktivitelerdir. Hedef kitlelerle kurulan olumlu ilişkilerin artırılmasında ve sürdürülmesinde büyük payı olan bu etkinliklerin ise en etkin iletişim aracıyla hedef gruplara duyurulması gerekir. Bu noktada devreye giren ve stratejik bir yaklaşımla hazırlanan etkinlik öncesi ve sonrası basın bültenleri paylaşılmak istenen mesajların hedef kitlelere ulaşmasını sağlayacak en etkili araç olarak karşımıza çıkıyor..

Etkinlik öncesi ve etkinlik sonrası basın bültenleri

Bir etkinliği duyurmak için geleneksel araçları (afiş, ilan, TV veya radyo spotu vb.) kullanmakla birlikte özellikle dijital mecralarda yer edinmek de oldukça önemli. Bu noktada özellikle Eventbrite, Webrazzi ve Facebook gibi platformlarda etkinlik duyurusu açılması unutulmamalıdır. Bu noktada özellikle basın aracılığıyla neler yapılabileceğini incelemek gerekiyor.

Kitlelerin zihninde rakiplerinden ayrılarak farklı bir yere konumlanmak isteyen kurum ya da kişilerin farklılaşma çabalarından biri olan etkinliklerin duyurularını aktif ve etkili iletişim araçlarıyla gerçekleştirmeleri gerekir. Bu ise basın bülteni yoluyla mümkündür. Basın bülteni, etkinlik duyurusu yapmak isteyen kurum ya da kişilerle gazeteciler arasında bir köprü görevi görür. Etkinliğin yer aldığı basın bülteni çalışmalarının istenilen sonucu vermesi, doğru mesaj kadar doğru mecraya da bağlıdır. Yer alınacak yayınlar, gerek yayın politikalarıyla gerekse sahip oldukları itibarla, hedef kitleninin nezdindeki profilinizi doğrudan etkilediğinden mecra seçiminde titiz davranılır.

Etkinlik özelinde hazırlanan basın bültenleri; etkinlik öncesi ve etkinlik sonrası olmak üzere iki şekilde hazırlanabilir.

Etkinlik öncesi basın bültenleri, özellikle kamuoyunu etkinlikle ilgili haberdar edip davet etmek için hazırlanır. 5N1K kuralına uygun olarak temel bilgiler vermenin yanı sıra, etkinlik teması, konusu, öne çıkan katılımcılara dair detaylar ve ilgi çekici yönler ele alınabilir. Reklamlar gibi medyadan yer ve zaman satın alınmasına gerek kalmadan ücretsiz bir şekilde medyada yansıma elde ettiği için kurum ya da kişilerin finansal ve stratejik hedeflerine de yardımcı olur. Böylece stratejik etkinlik süreci basın bültenleri aracılığıyla etkin bir biçimde yönetilmiş olur.

Etkinlik sonrası basın bültenleri ise, gerçekleşen bir zirve, panel, konser veya konferansta değinilen konulara yer verir, katılımcıların çarpıcı ifadelerinden alıntı yapılarak içerik kurgusu zenginleştirilir. Özellikle basının kullanabileceği çarpıcı ifadeler seçilir. Merak uyandırcı yapısıyla bir sonraki yılla için potansiyel katılımcıların zihnlerine tohum ekerek yatırım yapmak da bu sayede mümkün olur.

Etkinlik tanıtımı için basın bülteni nasıl yazılır?

Basın bültenlerine konu olan başlıklardan biri de etkinliklerdir. Peki etkinlik öncesi ve sonrası şeklinde ikiye ayırdığımız basın bültenleri nasıl yazılır?

Öncelikle çarpıcı bir başlığa sahip olması gereken basın bülteniyle gazetecinin dikkatini çekmek amaçlanır. Bir basın bülteninin içeriği ne kadar güçlü olursa olsun ilgi çekici bir başlık taşımıyorsa fark edilme ihtimali azalır. Çünkü gazeteciler her gün mail kutularına düşen yüzlerce basın bülteni ve haber ajanslarından gelen haberler arasından seçim yapar. Bu nedenle başlığın ilgi çekici, anlaşılır ve haberin özünü yansıtması elzemdir. Başlık ile gazetecinin ilgisi çekildikten sonra ise birinci paragrafta etkinlikle ilgili önemli bilgiler, yeni ve ilginç konular zaman kaybetmeden gazeteciye aktarılır. Bir etkinlik duyurusu olduğu için 5N1K kuralına uygun olarak etkinliğin adı, kapsamı, tarihi, nerede ve nasıl yapılacağı belirtilir. Basın bülteninde etkinlikle ilgili katılımı etkileyebilecek tüm sorulara açıkça cevap verilir. Etkinlik tarihi, bilet veya davetiye ile ilgili bilgiler açıkça paylaşılır. Böylece hem dileyen basın mensupları etkinliğe katılabilir hem de etkinlik duyuru takvimlerine eklenebilir.

Etkinliğe ait basın davetinin ise gönderilmesi unutulmamalıdır. Basın mensuplarının takviminde söz konusu tarihi size ayırabilmesi için etkinlikten en az dört hafta önce basın bülteninin ve davetinin medyaya gönderilmesi faydalı olacaktır. Tüm bu bilgiler okuyucunun ilk paragraftan merak duygusunun giderilmesi için verilir. Gazetecinin etkinlik ile ilgili esas bilgileri edinmesi sağlandıktan sonra ikinci ve üçüncü paragrafta etkinlikle ilgili daha fazla detaya yer verilir. Konuya yönelik bilgiler, okuyucunun ilgisine göre en önemliden daha az önemliye doğru sıralanır. Bu etkinliğe katılmanın neden önemli olduğu açıkça anlatılır. Bu etkinliğe insanlar niçin zaman ayırmalı? Katılanlar etkinlikten ne elde edecekler, gibi soruların basın bülteninde konu edilmesi önemlidir. Yazım hatası, dil bilgisi yanlışları ve anlatım bozukluğu olmayacak şekilde metin hazırlanmalıdır.  Yayıncı ya da gazetecilerin konuyla ilgili daha detaylı bilgi almalarını sağlamak ve şeffaflığı korumak için metni hazırlayan uzmanların iletişim bilgileri basın bültenine eklenir. Paylaşılan etkinlik konusuyla ilgili gazetecilere mutlaka  alternatifli olarak görseller gönderilir. Bu görseller etkinliğin yapılacağı alanı, etkinliğe katılacak olan konuşmacı veya sanatçıyı vb. kapsayabilir.

Etkinlik duyurusu için basın bülteni örnekleri

Basın bültenlerinin nasıl hazırlanacağına değindikten sonra birkaç örnek içerikle pekiştirmek gerekir. Geride bıraktığımız süreçte B2Press Online PR Ajansı olarak hazırlayıp servis ettiğimiz etkinlik konulu basın bülteni örneklerini aşağıda bulabilirsiniz:

Etkinlik öncesi basın bültenleri örnekleri:

Etkinlik sonrası nasın bülteni örnekleri

B2PRESS İLE BASIN BÜLTENİ GÖNDERİMİNİN AVANTAJLARI

GÜÇLÜ İÇERİK
GÜÇLÜ İÇERİK
B2Press basın bülteni yazımı, dağıtımı ve raporlanmasını içeren uçtan uca çözümler sunuyor. Alanında uzman bir ekip tarafından haber değeri dikkate alınarak geliştirilen içerikler, kıdemli editörler tarafından yazılıyor.
SEO UYUMLU METİN
SEO UYUMLU METİN
Web siteleri hedef kitlenizin uğrak yeri olabilir mi? SEO uyumlu anahtar sözcüklerinize yer verdiğimiz basın bültenleri ile arama motorlarındaki görünürlüğünüzü artırabilirsiniz. Yayınlanan haberleriniz sayesinde müşterileriniz sizi ne zaman ararsa arasın karşılarına çıkabilirsiniz.
AYRINTILI RAPORLAMA
AYRINTILI RAPORLAMA
Yaptığınız çalışmanın etkisini ölçmeniz için basın bülteninin dağıtımını takiben günlük, haftalık ve aylık olmak üzere üç kez online ve yazılı mecralardaki yansımalarımız ayrıntılı raporlar sizlerle paylaşılıyor.
MARKA BİLİNİRLİĞİ
MARKA BİLİNİRLİĞİ
Basın bültenleri ile hedef kitlenizin, yatırımcıların, potansiyel ve varolan müşterilerinizin dikkatini çekebilirsiniz. Yayınlanan bültenler ile sektörünüzde söz sahibi olarak bilinirliğinizi artırabilirsiniz.
ONLINE GÖRÜNÜRLÜK
ONLINE GÖRÜNÜRLÜK
B2Press ile hedef kitlenizi gelişmelerden haberdar edebilir ve yeni müşteriler kazanabilirsiniz. 30 bin gazeteci ve haber ajanslarıyla bülteninizi geniş kitlelere ulaştırabilirsiniz. Ne dersiniz, belki de bir sonraki yatırımcınız birlikte hazırlayacağımız haberi okumuştur?
EKONOMİK ÇÖZÜM
EKONOMİK ÇÖZÜM
Online PR Ajansı B2Press, geleneksel PR ajanslarından alabileceğiniz tüm hizmeti bir servis olarak size sunuyor. Basın bülteni yazımı, dağıtımı ve raporlanması aşamalarını tek bir süreçte birleştiren B2Press maliyet avantajı yaratıyor. Üstelik aylık bir ücret ödemeden, ihtiyacınız olduğu zaman, kullandığınız kadar ödeyerek…
Tüm dünyada basında yer alın. Nasıl mı?
Hemen B2Press Online PR Ajansı ile Tanışın!
HEMEN TALEP OLUŞTUR